Disain dan Perilaku Organisasi

PENGERTIAN ORGANISASI

 Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu
I. Interaksi manusia
II. Kegiatan mengarah pada tujuan
III. Struktur
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

 Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi formal adalah wewenang, tanggung jawab, pertanggungjawaban, delegasi, dan koordinasi.
 Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.
Komunikasi terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System komunikasi ini disebut system tanaman rambat.Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
• Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
• Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
• Anggota-anggota kelompok luar (out group)
 
 Sentralisasi VS Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisir
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian di tangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan keburukannya antara lain (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang disentralisir hanya member pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan. Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.
Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

Meskipun perusahaan kecil mempunyai masalah-masalah organisasional lebih sedikit dibanding perusahaan besar, tetapi keduanya mempunyai struktur formal untuk menjamin agar orang melaksanakan tugas yang mengarah ke pencapaian tujuan perusahaan.
 Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
 Interaksi kemanusiaan
 Kegiatan yang terarah ke tujuan
 Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Hirarki tujuan
Hirarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapakan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalisasi. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan ini disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
 


 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Bentuk Struktur organisasi ada bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu :
• Organisasi garis (line organization)
• Organisasi garis dan staf (line and staf organization)
• Organisasi fungsional (functional organization)
• Komite (committee) dan organisasi matrik.

 Organisasi Garis
Kegiatan-kegiatan dalam organisasi garis dapat diberikan gambaran sebagai berikut. Pada suatu hari Direktur telah memberikan keputusan dan mengatakan pada Kepala Bagian Pemasaran bahwa produk yang ada akan ditambah dengan satu macam produk baru. Kepala Bagian Pemasaran segaera mengadakan penelitian pasar untuk menentukan lokasi konsumen beserta tingkah lakunya, juga mempersiapkan program pengiklanan yang diperlukan. Setelah hasil penelitian pasar selesai, kemudian diberikan kepada biro advertensi untuk dipakai sebagai pedoman dalam pemilihan media, seperti surat kabar, majalah, dan televisi. Bersamaan dengan kegiatan ini, Kepala Bagian Pemasaran dapat mencari dan melatih personalia penjualan, serta menempatkan mereka untuk menjalankan fungsi penjualan. Person-person penjualan ini akan berusaha mencari konsumen sesuai dengan apa yang telah ditentukan dalam penelitian.
 Kebaikan Organisasi Garis
• Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
• Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
 Keburukan Organisasi Garis
• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
• Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
• Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.
 
 Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tugas Kepala-kepala Bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Selain memberikan saran kepada pimpinan ataupun Kepala-kepala Bagian, mereka tidak mkempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis.
Manajer Pengiklanan (advertising Manager) dan Manajer Penelitian Pasar (Manager of Market Research) dapat ikut membantu kegiatan penjualan dengan memberikan berbagai macam saran. Karena hubungan mereka tidak langsung, maka dalam hal ini manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staf, dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.
 Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusu di luar Bagiannya.
• Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehaingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
• Staf dapat mendidik para petugas
• Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
 Keburukan Organisasi Garis dan Staf
• Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada Bagian yang bersangkutan.
• Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih pecaya kepada staf daripada atasannya.
• Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

 Organisasi Fungsional
Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.
Frederick W. Taylor dengan scientific management telah mengemukakan suatu ide tentang organisasi fungsional untuk sebuh pabrik. Menurut rencana Taylor kegiatan pabrik dipisahkan dari kegiatan kantor. Fungsi-fungsi perencanaan dan administrasi dipegang oleh Time and Cost Clerk, intucsion Card Clersk, dan Order of Work Clerck. Sedangkan Gang boss, Speed Boss, Repair Boss, dan Inspector mengerjakan kegiatan produksi di pabrik, Diciplinary bertugas memelihara kepatuhan terhadap semua peraturan yang ada bagi para pekerja maupun pimpinan.
 Kebaikan Organisasi Fungsional
• Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
• Tugas manajer menjadi lebih ringan dengan adnya pembagian fungsi.
 Keburukan Organisasi Fungsional
• Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
• Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
• Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapt secara cepat diatasi.
• Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.

 Organisasi Komite
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
I. Suasananya santai dan bersifat informal.
II. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
III. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
IV. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
V. Keputusan diambil secara consensus.
VI. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
VII. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

a) Kebaikan Komite
• Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa angggota.
• Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang baik.
• Menciptakan koordinasi yan lebih baik.
• Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhungan langsung dengan para pelaksana.
b) Keburukan Komite
• Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
• Keharusan untuk berkompromi.
• Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam oranisasi.

 Organisasi Matrik
Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
• Luwes.
• Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
• Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
• Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu).
• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dair bagian-bagian yang berbeda.
• Konflik dapat muncul antara maajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.